Skip to main content

Spotlight: The data migration team

In May and June, several prestigious projects were migrated from Pims 365 to Omega 365. The team who moved this significant amount of data, the ‘data migration team’, has faced a huge workload and uncovered new solutions in the course of their work so far. Team leader, Lars Aas Kjebekk, says the team itself, and its member’s cooperation, has been key to the success of these projects.

Norwegian text below / Norsk tekst under

Stjørdal migration team The Stjørdal office. From left: Kine Rammen Olsen, Jørgen Melhus, Lars Aas Kjebekk, and Mohamad Jamil Mohamad.

"We have moved several large projects, for Sykehusbygg and Bane NOR, to Omega 365 over the past two months. Sykehusbygg has used Pims 365 since 2017 and Bane NOR since 2018; both clients will now be moved over to Omega 365. If you understood how much data and how many people we've moved over, you’d be impressed by how well it’s gone," he says.

Sykehusbygg is a national resource center that aids Norwegian healthcare facilities in planning and building hospitals, whilst Bane NOR is a state-owned company responsible for the national railway infrastructure projects across Norway.

  • Name: The data migration team: Kine Rammen Olsen (system developer), Jørgen Melhus (system developer), Lars Aas Kjebekk (team leader), Mohamad Jamil Mohamad (system developer), Asbjørn Waagsbø (system developer), Sven-Tommy Olsen (system developer) and Einar Weltan (system developer).
  • Omega 365 focus: Migrating client projects from Pims 365 to Omega 365
  • Location: Omega 365’s offices in Stjørdal and Kristiansund

Moving forward, clients and projects will be moved to the new platform and solution, Omega 365. Omega 365 is a tool for managing projects and assets for organizations of all sizes. The system consists of many products, and clients choose which products they utilize.

In comparison to other data migration projects, Sykehusbygg is described as being in a class of its own in regard to the amount of data involved, according to Kjebekk. The data migration was carried out in the course of a weekend, and the team has now been working on follow-up for a month. An additional aspect of this case was the fact that the project contained large amounts of sensitive data. Ensuring safety, and not declaring the job complete too soon, have been very important focus areas of the process.

Good communication, trust, and an understanding of one’s responsibilities have been important ingredients for successful collaboration, according to several members of the team.

"Having regular meetings throughout the week where we would go through the status, important upcoming events, and assessments of previous transfers, has been important. In addition, we have had a very good team leader in Lars, who keeps track of ‘everything’ and coordinates the team so that everyone can focus on the most pressing issues. The quality of teamwork has also been high and people have helped each other across data ‘pumps’, if needed," says Kine Rammen Olsen, who is a system developer at the Omega 365 office in Stjørdal.

The Kristiansund office. From left: Asbjørn Waagsbø, Sven-Tommy Olsen, and Einar Weltan.

Sven-Tommy Olsen agrees. Even the fact that team members were located in two different Omega 365 offices, in Stjørdal and Kristiansund, hasn’t put a damper on the team’s collaboration.

"We have had a very low threshold for calling each other for advice and tips. Through Teams, we have also shared smart ways of doing things. We all have different experience with the modules in Pims 365 and Omega 365, and we know different people in the organization who can provide us with access to the information that is essential to make the migration successful,” explains Olsen.

Milestone with own data pump

The first milestone in the Sykehusbygg project came early, thanks to an eager system developer.

"System developer, Jørgen Melhus, who works at our office, created a data migration tool on his own initiative. When this came into place, we felt we had far greater control. Getting an infrastructure in place was an important key, as the focus on security had to be high. There is a large amount of sensitive data and we needed a solid framework,” says Kjebekk.

Jørgen Melhus works as a system developer at the Stjørdal office, and highlights the development of the migration tool as a team effort.

"This goes back a while, long before we migrated the two major projects for Sykehusbygg. At a very early stage, while we were making the first migration scripts and handling the first customer solutions, we saw that it would quickly become very demanding to handle the migration scripts in the slightly more manual way that we started with,” he explains.

“I therefore started to look at how this could be handled in one migration tool and suggested a solution. Since then, there have been many suggestions for improvements from the entire migration team that have shaped the tool into what it is today. It is very motivating to work with so many talented and helpful people, and to work in a framework that puts few limitations on the development of precisely the tool we needed. When part of the goal is also to create tools that I think we will benefit from in the future, it is a very motivational and educational process to be a part of.”

Flexible tools

The team has created routines along the way to automate processes and manage unforeseen events. It has also been important to build programs and systems that can be used for migrating data for other clients in the future. When data for Bane NOR was to be transferred, it was not only to a new system, but also into more standardized processes; this meant that the data pump, which had previously only copied content from one system to another, had to be adapted to deliver content into a different structure.

Team leader, Lars Aas Kjebekk, says the team itself, and its member’s cooperation, has been key to the success of these projects.

"What we make must work for everyone. That's why we use the same data pump with all our clients. It is important that we constantly think about the bigger picture. Tailoring projects and focusing only on one client may seem simple in the short term, but it can create problems in the long run when we are need to move on to new projects quickly. We now have a solid solution that can pump data in a safe way for our clients,” says Kjebekk.

General Manager in Omega 365 Solutions in Norway, Svein Tore Haraldseid, is proud of the team’s great effort and commitment.

"Firstly, moving a client as large as Sykehusbygg over to the new solution is a milestone in Omega 365's history. Secondly, the data migration team has done an invaluable job. There have been many people involved in the process, but this group has been the key to making this happen. They have been working tirelessly to get the project safely completed. I am enormously proud to have this group of skilled employees on the team, who take such responsibility and do what is necessary to get us going forward,” says Haraldseid.

The next step

In the Sykehusbygg portfolio, eight smaller projects have been completed, but there are still large projects that remain. There will also be other client projects that need to be moved to the new solution. The projects that were moved in May functioned as a pilot in Omega 365, and the experience in moving Bane NOR's projects suggests that the foundation that was built for the pump will work for several clients. Now, the idea is that the rest of the data will be moved over continuously.

"We have worked with several clients and gained a lot of experience in advance, but Sykehusbygg is definitely the biggest client so far. This was our first time working on a project of this scale, but with the great programmers and developers on the team, it went incredibly well. Building on this experience, we are now ready to move new projects of different sizes," he says.

About Spotlight

Spotlight highlights and celebrates our team members and their efforts. We believe there are contributions, personalities, and developments throughout Omega 365 that deserve recognition and acknowledgment.
You may have a colleague who has made a breakthrough, improved workplace moral, or secured a client contract – we want to know about them and we want to celebrate them! Stay tuned to find out how you can nominate a Spotlight candidate or send your current tips to

Norwegian text

Spotlight: Datapumpegjengen

I mai og juni ble flere prestisjeprosjekter flyttet over fra Pims 365 til Omega 365. Teamet som sørget for å flytte alle data, «datapumpegjengen», har stått ovenfor store oppgaver og har jobbet fram gode løsninger underveis. Teamet og samarbeidet er noe teamleder, Lars Aas Kjebekk, fremhever som nøkkelen til suksess.

Stjørdal migration team Stjørdal-kontoret. Fra venstre: Kine Rammen Olsen, Jørgen Melhus, Lars Aas Kjebekk og Mohamad Jamil Mohamad.

–  Vi har flyttet flere store prosjekter for Sykehusbygg og Bane NOR over til Omega 365 i løpet av de to siste månedene. Sykehusbygg har benyttet Pims 365 siden 2017 og Bane NOR siden 2018, og begge skal nå over i Omega 365. Når du vet hvor utrolig mye data og mennesker vi har flyttet over, har det gått veldig bra, sier han.

Sykehusbygg is a national resource center that aids Norwegian healthcare facilities in planning and building hospitals, whilst Bane NOR is a state-owned company responsible for the national railway infrastructure projects across Norway.

  • Navn: Datapumpegjengen: Kine Rammen Olsen (systemutvikler), Jørgen Melhus (systemutvikler), Lars Aas Kjebekk (teamleder), Mohamad Jamil Mohamad (sytemutvikler), Asbjørn Waagsbø (systemutvikler), Sven-Tommy Olsen (systemutvikler) og Einar Weltan (systemutvikler).
  • Omega 365-fokus: Migrerer kundeprosjekt fra Pims 365 til Omega 365
  • Lokasjon: Omega 365s kontorer i Stjørdal og Kristiansund

I tiden fremover skal kunder og prosjekter flyttes over til den nye plattformen og løsningen, Omega 365. Omega 365 er en samlet styringsplattform for planlegging og gjennomføring av prosjekter, i tillegg brukes verktøyet til drift. Systemet består av mange produkter, og kunder velger selv hvilke produkter de ønsker å ta i bruk.

Sammenlignet med andre prosjekter, blir Sykehusbygg betegnet som en egen klasse med hensyn til datamengder, ifølge Kjebekk. Pumpejobben ble utført på en helg, og i etterkant har teamet jobbet med oppfølging i en måneds tid. En ekstra side ved saken var at prosjektet inneholdt store mengder sensitive data. Å sikre tryggheten, men også å ikke si seg fornøyd for tidlig, har vært svært viktige sider i prosessen.

God kommunikasjon, tillit og tydelig ansvarfordeling har vært viktige ingredienser for et suksessfullt samarbeid ifølge flere på teamet.

–  Å ha faste møter i løpet av uka der vi går igjennom status, viktige hendelser som kommer, og hvordan ting har gått med tidligere overføringer, har vært viktig. I tillegg har vi hatt en veldig god gruppeleder i Lars, som holder styr på «alt» og delegerer slik at alle kan fokusere der det trengs mest. Folk har også vært gode på lagarbeid og hjulpet hverandre på tvers av pumper, om det har vært nødvendig, forteller systemutvikler ved Stjørdalskontoret, Kine Rammen Olsen.

Kristiansund-kontoret. Fra venstre: Asbjørn Waagsbø, Sven-Tommy Olsen og Einar Weltan.

Sven-Tommy Olsen er enig. Selv om teamet har sittet på to ulike Omega 365-kontorer, både i Stjørdal og i Kristiansund, har ikke dette lagt en demper på samarbeidet.

–  Vi har hatt veldig lav terskel for å ringe hverandre for råd og tips. Vi har gjennom Teams også vært flinke til å dele smarte måter å gjøre ting på. Vi har alle forskjellig erfaring med modulene i Pims 365 og Omega 365, og vi kjenner ulike ressurser i organisasjonen som gjør at vi får tilgang på informasjon som er essensiell for at migreringen skal bli vellykket, forklarer Olsen.

Milepæl med egen datapumpe

Den første milepælen i prosjektet for Sykehusbygg kom tidlig, takket være en ivrig systemutvikler.

–  Jørgen Melhus hos oss satte seg ned og laget et datamigreringsverktøy på eget initiativ. Da dette kom på plass følte vi at vi hadde langt større kontroll. Å få en infrastruktur på plass var en viktig nøkkel, da fokuset på sikkerhet måtte være høyt. Det er store mengder sensitive data hos en slik type kunde, og da måtte vi ha gode rammer, forteller Kjebekk.

Jørgen Melhus jobber som systemutvikler på Stjørdalkontoret, og fremhever like mye resten av teamet sin innsats.

–   Dette går en god stund tilbake i tid, lenge før vi nå migrerte de to større prosjektene hos Sykehusbygg. På ett ganske tidlig tidspunkt, mens vi lagde de første migreringsskriptene og håndterte de første kundeløsningene så vi at det fort ville bli veldig krevende å håndtere migreringsskriptene på den litt mer manuelle måten som vi begynte med, forteller Melhus.

– Jeg begynte derfor å se litt på hvordan dette kunne håndteres i ett migreringsverktøy og laget et forslag. Siden har det kommet mange gode forbedringsforslag fra hele migreringsteamet som har formet verktøyet til det vi har i dag. Det er veldig motiverende å jobbe med så mange dyktige og hjelpsomme mennesker rundt seg, og et rammeverk som setter få begrensninger i utviklingen av nettopp et slikt verktøy som vi hadde behov for. Når målet også er verktøy som jeg tror vi vil dra stor nytte av i fremtiden, er det en veldig motiverende og lærerik prosess.

Fleksible verktøy

Teamet har bygget opp gode rutiner underveis, både automatiske, men også om hvordan de håndterer uforutsette hendelser. Samtidig har det vært viktig å bygge opp programmer og systemer som også kan brukes hos andre kunder på et senere tidspunkt. Da data for Bane NOR skulle flyttes over, var det ikke bare til et nytt system, men også inn i mer standardiserte prosesser, noe som gjorde at datapumpen som til nå kun hadde kopiert over innhold fra ett system til et annet, måtte tilpasses til å levere innhold inn i en annen struktur.

Teamet og samarbeidet til datapumpegjengen er noe teamleder, Lars Aas Kjebekk, fremhever som nøkkelen til suksess.

– Det vi lager må fungere for alle. Derfor bruker vi samme “datapumpe” hos alle kundene. Det er viktig at vi hele tiden tenker det store bildet. Å skreddersy prosjekter og fokusere kun på en kunde kan virke enkelt på kort sikt, men skape problemer I det lange løp når vi skal raskt over på nye prosjekter og kunder. Nå har vi en solid løsning som kan pumpe data på en trygg måte for flere kunder, forteller Kjebekk.

Daglig leder i Omega 365 Solutions i Norge, Svein Tore Haraldseid, fremhever også datapumpegjengens store innsats og engasjement.

– For det første er det en milepæl i Omega 365s historie å få en så stor kunde som Sykehusbygg over på ny løsning. For det andre, har datapumpeteamet gjort en helt uvurderlig jobb. Det har vært mange involverte i prosessen, men datapumpegjengen har vært en sentral brikke i å få dette til. De har stått på sent og tidlig for å få prosjektet trygt i havn. Jeg er svært stolt over å ha denne gode gjengen med dyktige medarbeidere med på laget, som tar et slikt ansvar og gjør det som må til for å få oss videre.

Veien videre

I Sykehusbygg-porteføljen er åtte mindre prosjekter avsluttet, men det er fremdeles store prosjekter som gjenstår i tillegg til at andre kunder også skal flyttes over på den nye løsningen i Omega 365. Prosjektene som ble flyttet for Sykehusbygg i mai, fungerte derfor som en pilot i Omega 365, og erfaringene med å flytte Bane NORs prosjekter er at det gode grunnlaget som ble skapt med en pumpe som skal fungere for flere kunder har gitt resultater. Nå er tanken at resten av dataene skal flyttes over fortløpende.

–  Vi har jobbet på tvers av flere kunder og opparbeidet oss mye erfaring i forkant, men Sykehusbygg er definitivt den største kunden så langt. Et prosjekt i en slik skala hadde vi ikke jobbet med tidligere, men med kjempegode programmerere og utviklere i teamet, gikk det utrolig bra. Med denne erfaringen er vi godt rustet til nye prosjekter av ulik skala, forteller han.

Om Spotlight

Spotlight er en serie med saker som fremhever og feirer ansatte i Omega 365 og deres arbeid. Vi tror det er mange bidrag, personligheter og utviklinger i Omega 365 som fortjener annerkjennelse.
Du har kanskje en kollega som har gjort et gjennombrudd, forbedret moral på arbeidsplassen eller sikret seg en kundekontrakt – vi vil gjerne vite om dem og feire dem! Nominer en Spotlight-kandidat ved å sende tips til