Dokumentregister

• Dokumentkontrollens dokumentregister inneholder alle prosjektdokumenter opprettet internt, samt mottatt fra leverandører.
• Registeret inkluderer metadata, som disiplin, system, tagger og utstyr.
• Systemet beholder alle revisjoner av et dokument, men sørger også for at sluttbrukeren henter den gjeldende revisjonen. Tidligere revisjoner kan nås av personer med de nødvendige tillatelsene. Sluttbrukere kan bruke nettleseren for å få tilgang til dokumenter ved hjelp av mobile enheter (f.eks. iPads eller smarttelefoner).
• Revisjoner kan inneholde flere filer, og tillater lagring av både originale CAD-tegningsfiler og PDF-konverteringer.
• Søk kan utføres basert på IDer og metadata, eller basert på filinnhold. Dokumenter som krever handling er lett identifiserbare.
• Dokumenter kan nummereres automatisk basert på forhåndsdefinerte regler som identifiserer dokumenttypen. Entreprenørenes dokument-ID oppbevares også for referanse.

Entreprenørgrensesnitt

• Entreprenører kan sende inn dokumenter ved hjelp av nettleseren. En automatisk validering kjøres først for å avvise ugyldig informasjon. Dokumentene gjøres tilgjengelig i hoveddokumentregisteret når de er godkjent av Dokumentkontroll.
• Entreprenører kan be om dokument-IDer ved å sende inn Excel-regneark som inneholder dokumentinformasjon, basert på en mal definert av Document Control.
• Entreprenører kan få tilgang til prosjektdokumenter via nettsider (f.eks. retur av vurderingskommentarer eller dokumenter for informasjon).
• Dokumenter fra entreprenører kan hentes fra andre medier og batchimporteres av Document Control.

Dokumentgjennomgang og godkjenning

• Dokumenter distribueres effektivt for gjennomgang eller godkjenning basert på en distribusjonsmatrise definert på ulike nivåer.
• Dokumentkontrollører kan enkelt identifisere dokumenter som er oppdatert og klare til å bli gjennomgått og starte gjennomgangsprosessen.
• Korrekturleseren mottar en e-post med hyperkoblinger til gjennomgangsområdet (også tilgjengelig som en nettside), der anmelderen kan gjøre markeringer direkte i dokumentet, gi grunnleggende tekstkommentarer eller utføre en fysisk markering, skanne og laste opp dokumentet.
• Dokumentkontroll kan enkelt identifisere dokumenter som er gjennomgått og klare til å returneres til opphavsmannen, og kan deretter forberede en overføring dersom dokumentet er produsert av en ekstern part.
• Overføringen kan nås av en ekstern part ved hjelp av nettleseren, uten å måtte installere en applikasjon eller plugin.
• Dokumentkontrollører opprettholder løpende oversikt over alle vurderinger; forsinkelser kan identifiseres raskt og påminnelser sendes for å sikre effektiv behandling.

Dokumentproduksjon

• Dokumentkontroll gir verktøy for å sikre at dokumenter produseres med en konsistent layout, i henhold til prosjektkrav.
• MS Office-maler, som kan defineres per dokumenttype, kan brukes når du oppretter dokumenter. Malene er standard MS Office-dokumenter og er derfor enkle å modifisere for å passe prosjektbehov. Standard dokumentinformasjon (ID, revisjon etc.) legges inn automatisk.
• Dokumenter kan slås sammen og konverteres til PDF.
• Dokumentnummer opprettes automatisk basert på forhåndsdefinerte og konfigurerbare nummersystemer.
• Distribusjon til eksterne parter, gjennomgang og godkjenning kan defineres basert på en distribusjonsmatrise, som settes opp på ønsket nivå.

Korrespondanse

• Document Control er i stand til å spore e-poster, fakser, brev og annen korrespondanse.
• Systemets grensesnitt med MS Outlook gjør det enkelt å lagre e-postkorrespondanse som er relevant for prosjektet ved å dra og slippe e-poster direkte fra MS Outlook. Et grensesnitt med MS Exchange Server kan også utvikles.
• Korrespondanse-IDer kan genereres automatisk basert på prosjektets definerte nummereringssystem.
• Det er enkelt å søke etter korrespondanse, basert på tall eller metadata. Brukere kan også spore korrespondansetråden.
• Korrespondanse kan distribueres i hele prosjektorganisasjonen.

Rapporter

• Dokumentkontroll inkluderer flere rapporter som gir nøkkelinformasjon til dokumentkontrollører.
  Tilgjengelige rapporter inkluderer:
  • Gjennomgå statusoversikt
  • Forfalte rapporter (f.eks. intern gjennomgang, eksterne dokumentleveranser)
  • Dokumentleveringsplaner
  • Fremdriftsstatus
  • Dokumentlister
  • Overføringslister
• Rapportene kan enkelt filtreres og konfigureres for å passe prosjektkravene.
• Rapporter kan eksporteres til ulike formater, inkludert Excel og PDF, og enkelt distribueres ved hjelp av MS Outlook.